Factures automatiquement comptabilisées, transactions bancaires importées, justificatifs photographiés avec un smartphone, décomptes TVA préparés en quelques clics : tenir une comptabilité n'a jamais été aussi accessible pour un indépendant ou une PME en Suisse.
Dans la région lémanique, de Genève à Lausanne, en passant par Nyon, Morges, Vevey ou Montreux, de nombreux entrepreneurs choisissent ainsi de gérer eux-mêmes tout ou partie de leur comptabilité.
Les solutions ne manquent pas. Bexio, KLARA, Winbiz, Banana Comptabilité, Crésus ou encore Abacus proposent différents niveaux d'automatisation et de fonctionnalités.
Cette évolution constitue une excellente nouvelle : une entreprise peut aujourd'hui suivre ses chiffres plus régulièrement tout en réduisant une partie du travail administratif. Mais elle crée aussi une confusion : si le logiciel sait comptabiliser, a-t-on encore besoin d'un comptable ou d'une fiduciaire ?
Dans beaucoup de situations, la meilleure solution se situe probablement entre les deux : utiliser la technologie pour effectuer une grande partie du travail courant, tout en faisant contrôler périodiquement la comptabilité par un professionnel.
Des logiciels comptables suisses de plus en plus performants
Les logiciels disponibles aujourd'hui ne se contentent plus d'enregistrer manuellement des débits et des crédits. Selon la solution choisie, il est possible de gérer les factures clients et fournisseurs, rapprocher les mouvements bancaires, traiter la TVA, numériser des justificatifs, établir des salaires ou encore générer automatiquement un bilan et un compte de résultat.
Bexio propose par exemple une solution cloud particulièrement orientée vers les indépendants et PME. Les factures peuvent être comptabilisées automatiquement, les paiements rapprochés avec les transactions bancaires et la fiduciaire peut disposer d'un accès direct à la comptabilité.
KLARA mise également fortement sur l'automatisation. L'application permet notamment de scanner les justificatifs, d'utiliser leur contenu pour faciliter leur comptabilisation, de connecter les transactions bancaires et de générer différents rapports financiers.
Winbiz propose pour sa part une comptabilité complète adaptée aux normes suisses, avec notamment gestion de la TVA, immobilisations, amortissements, comptabilité analytique, bilan et compte de résultat.
Banana Comptabilité adopte une approche différente, proche d'un environnement de tableaux. Il permet notamment de travailler en partie double ou, pour des situations plus simples, selon une logique de recettes et dépenses, avec des fonctionnalités concernant la TVA, les clients et fournisseurs ou encore les devises étrangères.
Des solutions comme Crésus ou Abacus complètent ce marché et peuvent répondre à des besoins différents selon la taille et la complexité de l'entreprise.
Il n'existe donc pas réellement un logiciel comptable idéal pour toutes les entreprises.
Quel logiciel choisir ?
Le choix devrait avant tout dépendre de l'activité.
Un indépendant qui émet quelques dizaines de factures par année n'a pas les mêmes besoins qu'une Sàrl employant dix collaborateurs. Une société de conseil n'a pas les mêmes flux qu'un commerce avec des stocks, tandis qu'une entreprise travaillant à Genève avec des clients internationaux peut avoir davantage besoin de gérer les devises.
Plutôt que de rechercher le logiciel disposant du plus grand nombre de fonctionnalités, il est généralement préférable de se demander ce que l'entreprise doit réellement gérer.
| Logiciel | Profil auquel il peut convenir | |
|---|---|---|
| Bexio | Indépendants, petites entreprises et PME | Cloud, facturation, banque, comptabilité, TVA, collaboration avec la fiduciaire |
| Klara | Indépendants et PME recherchant beaucoup d'automatisation | Scan des justificatifs, banque, facturation, rapports et automatisation |
| Winbiz | PME avec besoins comptables plus développés | Comptabilité, TVA, salaires, immobilisations, analytique |
| Banana | Indépendants, associations et petites structures | Approche par tableaux, recettes/dépenses ou partie double, TVA, multidevises |
| Crésus | Indépendants et PME recherchant une solution comptable suisse éprouvée | Comptabilité, facturation et gestion des salaires selon les modules |
| Abacus | PME avec besoins évolutifs ou processus plus structurés | Écosystème de gestion et possibilités d'automatisation étendues |
et les Sàrl, doivent tenir une comptabilité conformément aux dispositions du Code des obligations.
Pour les entreprises individuelles et sociétés de personnes, le chiffre d'affaires joue également un rôle. Lorsqu'il dépasse CHF 500'000 lors du dernier exercice, une comptabilité complète doit être tenue conformément aux règles du Code des obligations.
En dessous de ce seuil, une comptabilité simplifiée comprenant au minimum les recettes, les dépenses et le patrimoine est admise. Les documents comptables doivent par ailleurs être conservés pendant dix ans.
Cette simplification est particulièrement intéressante pour de nombreux indépendants de la région lémanique. Mais comptabilité simplifiée ne signifie pas nécessairement fiscalité simplifiée.
Le problème apparaît souvent au moment de la déclaration fiscale
Un entrepreneur peut parfaitement réussir à enregistrer ses factures et ses dépenses pendant douze mois. Les questions apparaissent souvent au moment du bouclement.
Quelles dépenses sont réellement professionnelles ? Comment traiter un véhicule utilisé à la fois professionnellement et personnellement ? Comment comptabiliser du matériel informatique ? Quels amortissements appliquer ? Comment traiter une facture concernant deux exercices ? Comment distinguer certains prélèvements privés des charges de l'entreprise ? et surtout : le résultat comptable obtenu correspond-il correctement à la réalité économique de l'activité ?
C'est précisément à ce moment que le regard d'un professionnel peut devenir précieux. Le professionnel ne remplace pas nécessairement le logiciel.
Il contrôle ce que le logiciel a produit.
Le modèle intéressant : tenir sa comptabilité soi-même et la faire vérifier
Entre déléguer intégralement sa comptabilité et tout gérer seul, une troisième solution est souvent oubliée. L'entrepreneur peut parfaitement effectuer lui-même une grande partie du travail courant. Il établit ses factures, classe ses justificatifs, importe ses transactions bancaires, effectue ses rapprochements et utilise les automatisations proposées par son logiciel. Puis, périodiquement ou au minimum avant le bouclement annuel, un professionnel vérifie la comptabilité.
Cette organisation présente plusieurs avantages. L'entrepreneur conserve une vision directe de ses finances et limite le volume de travail confié au professionnel. Le comptable ou la fiduciaire peut alors consacrer davantage de temps aux éléments qui nécessitent réellement son expertise : contrôles, corrections, TVA, amortissements, bouclement, fiscalité et éventuelles recommandations.
Certains logiciels ont d'ailleurs directement intégré cette logique. Bexio, par exemple, permet d'accorder un accès spécifique à une fiduciaire afin qu'elle puisse suivre la comptabilité, effectuer certaines opérations et préparer le bouclement.
Le logiciel et le professionnel ne sont donc pas nécessairement concurrents. Ils peuvent être complémentaires.
Une erreur comptable peut également devenir une erreur fiscale
La comptabilité d'un indépendant ou d'une société ne reste pas enfermée dans le logiciel. Elle sert notamment de base au résultat de l'entreprise et à sa déclaration fiscale. Une mauvaise affectation, un amortissement incorrect ou une charge non justifiable peuvent donc avoir des conséquences fiscales.
À l'inverse, certaines possibilités peuvent simplement ne pas être utilisées parce que l'entrepreneur ne les connaît pas.
Pour un indépendant, la problématique est encore plus large puisque l'activité professionnelle et la situation personnelle se retrouvent dans une même réflexion fiscale et patrimoniale. La comptabilité influence alors non seulement l'impôt, mais aussi la capacité à anticiper les liquidités nécessaires pour le payer, les cotisations sociales, la prévoyance et parfois certaines décisions d'investissement.
C'est pour cette raison qu'une vérification ne devrait pas seulement rechercher des erreurs de saisie. Elle devrait également permettre de comprendre ce que les comptes disent réellement de l'entreprise.
Le logiciel donne des chiffres. Le professionnel peut les interpréter.
Un compte de résultat peut indiquer que l'entreprise réalise CHF 120'000 de bénéfice. Mais ce chiffre, pris isolément, ne dit pas nécessairement si l'entreprise dispose de suffisamment de liquidités, si certaines dépenses importantes arriveront l'année suivante, si sa rémunération est correctement structurée ou si des investissements doivent être anticipés.
De la même manière, une forte trésorerie sur le compte bancaire ne signifie pas automatiquement que tout cet argent est disponible. Une partie peut être destinée à la TVA, aux impôts, aux assurances sociales, à des factures fournisseurs ou à de futurs investissements.
La comptabilité devient réellement utile lorsque les chiffres sont interprétés. C'est d'ailleurs un principe rappelé par le portail PME de la Confédération : même lorsqu'une comptabilité simplifiée suffit juridiquement, le contrôle financier reste essentiel à la gestion d'une entreprise.
Région lémanique : des situations professionnelles parfois rapidement complexes
Genève, Nyon, Lausanne, Morges, Vevey ou Montreux concentrent de nombreux indépendants, consultants, professions libérales, dirigeants et petites sociétés.
Certaines activités restent très simples comptablement. D'autres peuvent rapidement intégrer plusieurs problématiques : clients étrangers, revenus en différentes devises, collaborateurs, TVA, frais de déplacement, véhicule professionnel, bureau au domicile, investissements ou encore passage d'une raison individuelle à une Sàrl ou une SA.
Le logiciel qui convenait parfaitement au démarrage peut alors devenir insuffisant quelques années plus tard. C'est une raison supplémentaire pour ne pas considérer le choix d'un logiciel comme une décision définitive.
La comptabilité doit évoluer avec l'entreprise.
Faut-il encore payer un professionnel lorsque le logiciel fait presque tout ?
Oui, mais pas nécessairement pour effectuer les mêmes tâches qu'autrefois. L'intérêt des nouveaux logiciels est précisément de réduire le temps consacré aux opérations répétitives. Payer un professionnel pour recopier manuellement des centaines de factures déjà numérisées et correctement classées présente de moins en moins d'intérêt.
En revanche, utiliser son expertise pour vérifier les comptes, corriger les traitements discutables, contrôler la TVA, effectuer le bouclement et mettre les chiffres en perspective peut conserver une réelle valeur.
L'évolution technologique pourrait donc moins supprimer le rôle du professionnel que le déplacer.
Moins de saisie. Plus de contrôle et de conseil.
Conclusion
Bexio, KLARA, Winbiz, Banana, Crésus, Abacus et les autres logiciels disponibles en Suisse ont profondément simplifié la gestion comptable des indépendants et des PME. Et c'est une évolution positive.
Un entrepreneur peut aujourd'hui gérer lui-même une part importante de son administration, suivre ses résultats régulièrement et automatiser des opérations qui demandaient autrefois beaucoup de temps.
Mais un logiciel reste un outil. Il peut rapprocher une transaction bancaire, générer un bilan ou préparer un décompte TVA. Il ne remplace pas nécessairement le jugement nécessaire pour déterminer si une opération a été correctement traitée, si les comptes reflètent réellement la situation de l'entreprise ou si certaines décisions devraient être anticipées.
Pour beaucoup d'indépendants et de petites entreprises de la région lémanique, la solution la plus efficace n'est donc peut-être ni de déléguer entièrement leur comptabilité, ni de vouloir absolument tout faire seuls.
Tenir sa comptabilité avec un logiciel adapté, puis la faire contrôler régulièrement par un professionnel peut offrir un excellent compromis entre autonomie, coûts et sécurité.
Avec les experts d'Alpina-Conseil, cette vérification peut également être replacée dans une analyse plus large lorsque la comptabilité interagit avec la fiscalité, la prévoyance, les investissements ou le patrimoine privé de l'entrepreneur.